就労プログラム『指示の受け方・メモの取り方』を受けました

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はじめに

先日、就労支援プログラムを受けました。

就労支援プログラムとは、仕事で活かせるビジネスマナーなどを学び、一般就労に円滑に移行できるようスキルを習得するプログラムのことです。

今回のプログラムは、『指示の受け方・メモの取り方』でした。

そのときのことを自分なりにまとめてみようと思います。

みなさんは、仕事で何か指示を受けるとき、どんなことに気を付けますか？

返事をすること、メモをとること、いろいろな対策があると思います。

今回はそれらを一つひとつ取り上げていき、確認することでより正確な情報伝達とコミュニケーションのよりよいあり方を検証していきたいと思います。

メモを取る時に気を付けていること

・疑問はそのままにせず、話を一通り聞いた後でもいいので、必ず質問すること。

・内容は復唱して確認すること。特に数字は確認する。

メモを取ることによって、相手に正確に情報が伝わっているという安心感を与えます。

どんなときにメモをとるのか？

・手順を確認するとき。

・お願いをするとき。

・急な注文が来たとき。

・情報として残すとき。

・電話の取次ぎ。

・タスクの整理。

後で見返せるようにメモを取ることが多いです。

指示を受けるときは、３つのポイントを押さえましょう

１返事をする。

　名前を呼ばれたときや、質問や確認をされたときなどはしっかりと簡潔に返事をしましょう。

２最後まで聞く。

話は遮らずしっかり最後まで聞きましょう。

途中で、混乱してきたら、「すみません。一度、ここで整理させていただいてもいいですか？」と言って、仕切り直してもいいでしょう。

３メモをとる。

紙とペンを用意し、メモを取る準備をしましょう。

ロールプレイをしました

支援員さんが上司となり、指示を伝えます。

それを部下になった私たちメンバーがメモとりながら対応しました。

呼びかけに返事をし、メモのとる許可を得ます。

そうすることにより、相手に安心感を与えます。

指示を受けるときに３つのポイントに注意してメモを取りましょう

１指示を受けた日

２指示をした相手の名前

３指示の内容

これらのことを書き留めておくと、後で整理しやすくなり、確認したいことや質問したいことなどがはっきりとわかります。

指示の内容は５Ｗ３Ｈを意識して書きましょう

５Ｗ３Ｈとは、

これらを意識して再び、ロールプレイを行いました。情報のもれがなく、聞き取ることができ、相手にもわかりやすく伝えることができました。

プログラムを受けてみて感じたこと

実際にロールプレイをしながら、指示を受け、メモをとってみてわかったことは、今回は３人のメンバーさんと参加したのですが、三者三様とも返事の仕方ひとつとっても癖があり、好印象を持たせる返事の仕方には課題がありました。

私は返事をふんわりとしてしまう癖があり、ハキハキと簡潔に返事をする訓練が必要だなと感じました。

メモの取り方もポイントを絞って聞き取ることにより、情報を聞き流すことがなくなりました。

以上、プログラムの内容でした。

最後までお読みくださり、ありがとうございました。

参考サイト

 株式会社Sprocket 5W1Hとは？5W2Hや5W3Hとの違いやビジネスでの活用方法を解説 2024年 5月17日 

noteでも書いています。よかったら、読んでみてください。

TANOSHIKAどんよりと晴れている｜note

初めまして「どんよりと晴れている」と申します。長いので略して「どんはれ」とお呼びください。就労継続支援A型事業所TANOSHIKA CREATIVE でライターをしています。日々の生活の中で感じた些細だけれども面白かったことなど書き綴っていこうと思います。よろしくお願いします。

note（ノート）

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